Unternehmen setzen ihre Veränderungsvorhaben in den letzten Jahren vermehrt mit Hilfe agiler oder anderer dynamischer Projekt Management Methoden um. Kürzere Projektlaufzeiten und damit eine höhere Konkurrenzfähigkeit am Markt sind das Ziel. Klassische langjährige IT Projekte werden inzwischen oft als zu risikoreich wahrgenommen. Was, wenn nach dem Projektabschluss die Neuerung bereits wieder hoffnungslos veraltet ist? Gartner empfiehlt, PPM mit dem Ansatz einer adaptiven Investitionsstrategie zu betreiben und spricht im Hinblick auf die Zukunft gar davon, dass PPM in seiner heutigen Form verschwinden wird. Durch die fortschreitende Dynamisierung der Projektlandschaft könne diese gar nicht mehr zentral geführt und geplant werden.
Heute ist das PPM durch Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUKA) geprägt. Der Begriff stammt aus der Komplexitätslehre und beschreibt, wie sich Organisationen als Systeme auffassen lassen, die sich nur noch eingeschränkt kausal steuern lassen. In dieser Welt gibt es keine festen Regeln, keine Gewissheiten und klar zu erkennenden Zusammenhänge mehr: Alles ist möglich – sogar dessen Gegenteil. Und gleich darauf schon wieder etwas ganz anderes!
Sind also die Zeiten von PPM als Mittel zur Strategieumsetzung bald vorbei?
Im Gegenteil. PPM – neu verstanden – bringt die verschiedenen Ziele der Strategieausrichtung, des Ressourcen- und Finanzmanagements in Einklang mit den kontinuierlichen Anpassungen an die Umwelt (Kunden, Konkurrenten, Behörden).
Wie sieht demnach das neu verstandene PPM aus?
PPM in Zeiten von VUKA bedeutet, bewusst Freiheitsgrade in der Gestaltung und Umsetzung zu erlauben. PPM in Zeiten von VUKA heißt aber auch, dass der Mensch und im speziellen die Kommunikation zwischen Menschen wieder wichtiger wird. Aus dieser Sicht wird PPM als Marktplatz verstanden, wo Angebot und Nachfrage im Portfolio in Einklang zu bringen sind. Ansätze aus der systemischen Organisationsberatung können hier wirksame Werkzeuge liefern.
Ein konkretes Praxisbeispiel: Das Security IT Portfolio einer Grossbank muss sich ständig neuen regulatorischen Auflagen und Risikoszenarien aus Cyberangriffen anpassen. Mit einer einmaligen jährlichen Demandplanung gelingt das nicht mehr. Die „klassischen“ PPM Disziplinen wie Controlling, Reporting und Governance bilden weiterhin die Basis. Sie können und sollen aber so weit wie möglich automatisiert werden. Die Steuerung erfolgt dann hingegen in regelmäßigen Repriorisierungen mit den Keysteakholdern, idealerweise kontinuierlich, typischerweise einmal pro Quartal. Dabei moderiert der Portfoliomanager den Prozess und die Gestaltung; z. B. mit Hilfe von Techniken wie "world café" oder anderen systemischen Werkzeugen.
PPM ermöglicht – gerade in Zeiten von VUKA – Veränderungsvorhaben einer Organisation dynamisch zu steuern. Der systemische Ansatz bietet hier geeignete Werkzeuge, um die Komplexität im System PPM zu reduzieren.